Arhivarea, dacă este făcută ca la carte, este o operațiune care ajută să păstrezi documentele companiei pe termen lung, ba mai mult este o obligație legală. Indiferent că vorbim de documente istorice, legale, documente de personal sau financiar contabile, arhivarea ar trebui să asigure integritatea și organizarea acestora așa încât ele să fie ușor accesibile ori de câte ori este nevoie. În cele ce urmează vă prezentăm câteva reguli de bună practică ce garantează păstrarea documentelor în siguranță pentru mulți ani.
Arhivarea, dacă este făcută ca la carte, este o operațiune care ajută să păstrezi documentele companiei pe termen lung, ba mai mult este o obligație legală. Indiferent că vorbim de documente istorice, legale, documente de personal sau financiar contabile, arhivarea ar trebui să asigure integritatea și organizarea acestora așa încât ele să fie ușor accesibile ori de câte ori este nevoie. În cele ce urmează vă prezentăm câteva reguli de bună practică ce garantează păstrarea documentelor în siguranță pentru mulți ani.
-
Evaluarea și selecția documentelor în vederea arhivării
Nu orice document trebuie arhivat. Începeți procesul de arhivarea prin a determina ce acte vor intra în procesul de arhivare. În acest sens trebuie să aveți în vedere cerințele legale despre care puteți citi mai multe aici, valoarea istorică, importanța lor pentru viitorul companiei și valoarea lor ca sursă de informații. În cazul în care nu arhivați doar documente financiar contabile ale căror termene de arhivare sunt clar specificate în lege, creați propriile reguli de arhivare pe care să le includeți într-o procedură accesibilă celor ce participă la procesul de arhivare.
-
Pregătire și organizare
Înainte de a începe arhivarea propriu-zisă pregătiți documentele pentru a evita degradarea lor în timp. Primul pas este îndepărtarea prafului și a murdăriei ori a capselor sau a agrafelor de hârtie cu care sunt prinse documentele. Apoi lipiți documentele rupte și îndreptați colile îndoite. Folosiți indexuri și separatoare pentru a organiza actele în dosare. Astfel vă va fi mult mai ușor să găsiți informațiile atunci când aveți nevoie de ele. Pe site-ul papetarie.ro găsiți toate produsele de arhivare necesare pentru organizarea corectă și păstrarea documentelor în arhivă.
-
Alegerea locului în care veți păstra documentele
Spațiul de depozitare al actelor joacă un rol crucial în felul în care documentele arhivate vor rezista în timp. Ca atare, spațiul trebuie:
-
Să fie uscat și răcoros: temperaturile ridicate și umiditatea excesivă pot accelera procesul de degradare al documentelor din arhivă. Ca idee, în spațiul în care va funcționa arhiva temperatura recomandată este de 21° Celsius iar nivelul de umiditate al aerului trebuie să se situeze între 30 și 50%
-
Să fie întunecat: expunerea la lumină poate provoca decolorarea documentelor din arhivă motiv pentru care este indicat să evitați expunerea acestora la lumina solară.
-
Să fie curat și bine întreținut pe parcursul depozitării arhivei pentru că praful, mizeria insectele sau rozătoarele vor afecta integritatea documentelor.
-
Să fie stabil: mențineți un microclimat stabil căci fluctuațiile de temperatură și umiditate accelerează degradarea actelor di arhivă. Ca atare evitați stabilirea arhivei în subsoluri sau poduri ori în încăperi cu ziduri exterioare.
-
Produse de arhivare
Alegeți produse de papetărie de calitate, produse special în scopul arhivării documentelor. Folosiți cutii și containere de arhivare din carton fără acid, folii de protecție din plastic pentru protejarea documentelor importante, etichetați cu atenție fiecare biblioraft și folosiți markere cu cerneală permanentă pentru a marca pe fiecare container conținutul acestuia.
-
Accesul în arhivă
Documentele din arhivă pot avea de suferit și din motive ce țin de factorul uman: neglijența sau neatenția, prea multe persoane care pot scoate sau introduce documente din și în arhivă pot avea un efect negativ asupra integrității acesteia. De aceea este bine să limitați și să controlați accesul la arhivă și să creați o procedură cu reguli clare după care persoanele desemnate să manevreze dosarele din arhiva dvs.
-
Securizarea arhivei
Protejați-vă documentele de furt, incendii, inundații sau alte dezastre prin implementarea unor măsuri de siguranță ca sistemele de acces cu card sau supravegherea video. Mai mult, puneți la punct un plan de acțiune în cazul unui dezastru, plan care să asigure că în atare situație, veți putea salva cât mai multe acte.
O altă măsură pe care o puteți lua este crearea unei arhive de back-up, în format digital, prin scanarea documentelor și păstrarea copiilor pe un server sau într-un cloud,
-
Audit și mentenanță
Revizuiți și inspectați documentele arhivate la intervale regulate. Astfel veți putea detecta din vreme eventualele semne de degradare și veți putea reacționa la timp. Faceți update regulat al procedurilor și termenelor de stocare a documentelor pentru ca arhiva să fie tot timpul la zi din punct de vedere legal.
Nu uitați că arhivarea este un proces continuu care necesită planificare, implementare și mentenanță. Urmând regulile de bună practică din domeniul arhivării, vă veți asigura că documentele companiei vor fi bine protejate și accesibile pentru ani și ani de zile.
Sursa foto: pexels.com
